Productivity Methods and Time Management • Tuan Tran

Bài viết chia sẻ về các phương pháp để tăng hiệu suất làm việc và quản lý thời gian, thông qua việc tìm hiểu về 3 phần chính:

Why: Tại sao chúng ta nên biết về Productivity Methods và Time Management?
What: Có những productivity methods phổ biến nào?
How: Cách áp dụng những phương pháp đó để nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý thời gian ra sao?

I. Tại sao chúng ta nên biết về Productivity Methods?

Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng từng trải qua những giai đoạn đầu tắt mặt tối, lúc nào cũng ngập trong đống công việc, với hàng tá việc không tên, việc này chưa qua việc khác đã tới.

Hay có đôi lúc, làm xong 1 việc rồi mà chúng ta cũng không biết nên làm gì tiếp theo. Tranh thủ mở điện thoại check facebook 1 chút thì lại bị cuốn vào tiktok, facebook cả tiếng đồng hồ. Và khi quay lại làm việc thì không thể đạt được sự tập trung như trước.

Hoặc có đôi khi, bạn cảm thấy thời gian trong ngày của mình trôi qua thật vô nghĩa, khi không nhớ được là mình đã làm gì, không có ấn tượng gì về những việc đã làm trong ngày, hay cả ngày chẳng hoàn thành được 1 task nào cả, đi ngủ cũng khó để ngủ ngon?

Nếu bạn cũng gặp những vấn đề tương tự, hãy thử tìm hiểu về Productivity Methods, bởi chúng có thể giúp bạn tận dụng thời gian tốt hơn, làm việc hiệu quả hơn và có thể đảm bảo được bạn đang dành thời gian cho những điều thực sự quan trọng

II. Một số Productivity Methods phổ biến

1. Kanban

Cách thực hiện

Dùng whiteborad/sticky notes
Chia project thành 3 cột: Todo, Doing và Done.
Viết ra từng task cần thực hiện, đặt ở cột Todo. Sau đó update status của từng task bằng cách di chuyển chúng sang các cột Doing và Done.

Đánh giá

Phương pháp này rất dễ thực hiện, phù hợp với những người thích sự đơn giản, trực quan, muốn bao quát được tình hình chung.
Khó cho việc quản lý những dự án lớn, hoặc những cá nhân, dự án có nhu cầu filter, thống kê, kiểm soát priority hoặc deadline, ..

2. Eating Live Frogs: Do the Worst Thing First

Cách thực hiện

List ra hết các tasks cần phải thực hiện trong ngày.
Xác định ra task khó nhằn nhất/ quan trọng nhất/ khẩn cấp nhất/ gây ra nhiều lo ngại nhất (aka frog)
Thực hiện task này đầu tiên.

Đánh giá

Phương pháp này phù hợp với những người hay bị miss việc quan trọng, hoặc miss deadline.
Để áp dụng tốt nhất phương pháp này, hãy tìm ra khoảng thời gian “productive” nhất của bản thân trong ngày, và cố gắng thực hiện task quan trọng nhất trong đúng khoảng thời gian đó.

3. The SMART method

Cách thực hiện

Bất cứ khi nào define một task nào đó, chúng ta cần làm rõ được 5 yếu tố:
S - Specific: Tính rõ ràng: Mục tiêu phải cụ thể, càng hiểu mục tiêu bao nhiêu thì càng dễ đạt được nó hơn.
M - Mesurable: Tính đo lường. Hiểu được là khi tôi hoàn thành xong subtask này thì có thể coi là hoàn thành bao nhiêu % công việc.
A - Attainable: Tính khả thi. Nên đặt mục tiêu trong khả năng thực hiện trước, sau đó mới dần ‘mở rộng’ giới hạn.
R - Relevant: Tính phù hợp. Task cần phải phù hợp với định hướng của bản thân hay mục tiêu của tổ chức.
T - Time-based: Tính giới hạn. Task cần phải có deadline cụ thể.
Sau khi task đã có đầy đủ các tính chất trên, việc của chúng ta là chọn task theo tiêu chí riêng (có thể là theo thời gian) để thực hiện. Và hãy nhớ bám sát task list.

Đánh giá

Các tasks được define theo phương pháp này sẽ rất rõ ràng, cụ thể, dễ follow.
Phù hợp với việc quản lý dự án, hoặc đặt mục tiêu dài hạn.

4. The Eisenhower Matrix

Cách thực hiện

Liệt kê hết các tasks cần phải làm trong một ngày.
Phân chia task dựa theo mức độ Quan trọng và Khẩn cấp
Thực hiện các tasks theo đúng độ ưu tiên:
- P1: Quan trọng + Khẩn cấp: Thực hiện ngay!
- P2: Quan trọng + Không khẩn cấp: Xác định thời gian sẽ thực hiện.
- P3: Không quan trọng + Khẩn cấp: Delegate tasks đó cho người khác.
- P4: Khôgn quan trọng + Không gấp: Thực hiện sau, hoặc có thể cân nhắc bỏ luôn tasks đó.

Đánh giá

Phương pháp phù hợp với những người có nhiều việc nhưng gặp khó khăn trong việc đánh priority cho từng task nên không biết bắt đầu từ đâu.

5. Getting Things Done

Cách thực hiện

Capture: Đưa tất cả mọi tasks, idea, .. vào mục INBOX (list tasks)
Clarify: Làm rõ từng task, xem nó có cần thực hiện không?
- Nếu không: Bỏ tasks, hoặc đưa chúng vào các thư mục lưu trữ.
- Nếu có: Quyết định hành động tiếp theo và project tương ứng.
Organize: Sắp xếp các tasks trong project tương ứng, gắn độ ưu tiên, duedate, ..
Reflect: Update/review trạng thái của các tasks thường xuyên.
Engage: Bám sát list task và thực hiện chúng. Việc gì có thể làm trong vòng 2 phút thì hãy thực hiện luôn.

Đánh giá

Phương pháp này phù hợp với những người không muốn ghi nhớ nhiều, đầu óc hay quên hoặc những người nhiều công việc, cần 1 cách để hệ thống lại chúng.
Yêu cầu tính kỷ luật cao và tốn nhiều thời gian để setup
Có thể áp dụng phương pháp này để quản lý các công việc dự án và cá nhân.

6. Pomodoro Technique

Cách thực hiện

Xác định task cần làm.
Hẹn giờ 25 phút và thực hiện task đó. Hết 25 phút, nghỉ 5 phút. Sau đó quay lại làm tiếp.
Sau khoảng 4 chu kì thì nghỉ khoảng 15-30 phút.

Đánh giá

Phù hợp với những người muốn nâng cao sự tập trung khi làm việc.
Cách này phát huy hiệu quả tốt hơn nếu bạn biết được điều gì làm mình xao nhãng. Khi thực hiện có thể loại bỏ chúng thông qua các cách như: Tắt thông báo điện thoại, mail, đeo tai nghe chống ồn, nghe nhạc lofi tăng sự tập trung, …

=> Không có một phương pháp nào đúng cho tất cả mọi người, hãy tự tìm ra phương pháp phù hợp với bản thân và áp dụng vào workflow của mình. Có thể tham khảo quiz này để biết mình nên thử phương pháp nào: https://doist.typeform.com/to/nqf2kj

Tuy nhiên, dù áp dụng theo phương pháp nào thì cũng nên nhớ 2 điều:

Bạn phải biết list những công việc mình cần phải làm.
Bạn phải hiểu rõ từng task một: Nội dung là gì, Priority, Deadline và Assignee ra sao.

III. Áp dụng

Khi đã tìm được một phương pháp ‘hợp’ với mình, việc của bạn đơn giản chỉ là follow theo những cách thực hiện của phương pháp đó.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm 1 số lời khuyên như sau:

Chính mình phải là người hiểu mình:
- List tasks cần thực hiện là gì?
- Đối với từng task thì: Nội dung, Priority, Deadline, Assignee như thế nào?
- Đâu là khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình?
Luôn giữ list tasks trong tầm mắt.
Mỗi ngày, hãy chọn ra từ 1-3 tasks quan trọng nhất và dành toàn tâm toàn ý để thực hiện chúng.
Không nên ôm hết việc, hãy giữ thời gian cho những việc quan trọng, đồng thời gạo cơ hội để cho mọi người xung quanh tự giải quyết vấn đề của mình.
Khi trao đổi trong công việc, nên vào thẳng vấn đề, giải thích rõ ràng context và đưa ra câu hỏi của mình.
Không trì hoãn. Việc gì có thể làm trong vòng 2-5 phút thì hãy làm luôn.
Nâng cao sức khỏe thể chất và sức khỏe tinh thần của bản thân.
Không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ, trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của mình.

Hy vọng thông qua bài chia sẻ, bạn có thể bắt đầu tìm hiểu về các productivity methods và tìm ra một phương pháp phù hợp với bản thân mình. Từ đó nâng cao khả năng tập trung và hiệu suất làm việc nhé :D

References

The Ultimate Guide to Personal Productivity Methods: https://blog.doist.com/personal-productivity-methods/
App thảm khảo để quản lý tasks: https://todoist.com/app/